Dienstplan-Vorlage erstellen, ohne Excel-Chaos.

1. Kleine Teams ohne Tool-Budget

   Bis zu 10 Mitarbeiter — Stift, Papier und ein Klick zum Drucken reichen.

2. Aushang am Personaltresen

   Druckbarer Wochenplan zum Aushängen in der Küche oder im Backoffice.

3. Übergangslösung vor App-Einführung

   Pilotbetrieb für 1–2 Wochen, bevor du auf eine digitale Schichtplanung umsteigst.

4. Vertretungsplan im Krankheitsfall

   Schnell ausgefüllter Plan B, wenn das digitale System gerade nicht verfügbar ist.

Was muss ein Dienstplan in der Gastronomie enthalten?

Unsere Vorlage enthält all diese Angaben in einem übersichtlichen A4-Querformat. So hast du alles auf einer Seite und kannst den Plan direkt im Betrieb aushängen.

Dienstplan erstellen: Schritt für Schritt

1. 1

   Öffnungszeiten und Stoßzeiten festlegen

   Wann ist viel los? Mittags, abends, am Wochenende? Die Stoßzeiten bestimmen, wann du wie viele Leute brauchst.

2. 2

   Personalbedarf pro Schicht ermitteln

   Wie viele Mitarbeiter brauchst du in Küche, Service und an der Bar? Ein Richtwert: Pro 20–30 Sitzplätze ein Servicekraft bei voller Auslastung.

3. 3

   Verfügbarkeiten abfragen

   Wer kann wann? Kläre das idealerweise für die ganze Woche auf einmal, nicht Tag für Tag.

4. 4

   Schichten zuteilen

   Achte auf eine faire Rotation, besonders bei Wochenend- und Abendschichten. Wer ständig die unbeliebten Schichten bekommt, ist schneller weg.

5. 5

   Ruhezeiten und Arbeitszeit prüfen

   Zwischen zwei Schichten müssen grundsätzlich mindestens 11 Stunden liegen (in der Gastronomie kann das auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich erfolgt – Details regelt §5 ArbZG). Tagesarbeitszeit maximal 10 Stunden.

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   Plan rechtzeitig veröffentlichen

   Es gibt keine gesetzliche Frist, aber als Orientierung: Mindestens eine Woche Vorlauf, besser zwei. Dein Team braucht Planungssicherheit.

Schichtmodelle in der Gastronomie: Früh, Spät, Teildienst

Welches Modell passt, hängt von der Betriebsart ab. Ein Café mit Frühstück und Mittagstisch braucht andere Schichten als ein Restaurant mit reinem Abendgeschäft. Unsere Vorlage ist flexibel genug für alle Modelle – einfach die Zeiten eintragen.

Gesetzliche Vorgaben: Arbeitszeit, Ruhezeiten und Dokumentation

Die wichtigsten Regelungen für die Dienstplanung in der Gastronomie kommen aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Hier ein Überblick – bitte beachte, dass dies nur eine Orientierung ist. Bei konkreten Fragen zu deinem Betrieb hilft ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die zuständige IHK.

Höchstarbeitszeit

8 Stunden pro Tag, Verlängerung auf 10 Stunden möglich, wenn innerhalb von 6 Monaten ein Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird.

Ruhezeit

Grundsätzlich 11 Stunden zwischen zwei Arbeitseinsätzen. In der Gastronomie kann diese auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn innerhalb von 4 Wochen ein Ausgleich stattfindet (§5 Abs. 2 ArbZG).

Pausen

30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden.

Dokumentation

Seit dem BAG-Beschluss von 2022 besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Für die Gastronomie galt die Aufzeichnungspflicht nach MiLoG §17 schon vorher (Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit). Aufbewahrungsfrist: 2 Jahre.

5 häufige Fehler bei der Dienstplanung

1. 1

   Planung nach Bauchgefühl

   Ohne Blick auf Reservierungen, Veranstaltungen oder vergangene Umsatzdaten ist der Plan oft über- oder unterbesetzt.

2. 2

   Ruhezeiten unterschätzt

   Besonders bei Teildienst und anschließender Frühschicht wird die 11-Stunden-Regel (bzw. 10 Stunden in der Gastro) leicht übersehen.

3. 3

   Kein Puffer eingeplant

   Wenn jede Schicht auf Kante besetzt ist, reicht eine Krankmeldung, um den Betrieb ins Wanken zu bringen.

4. 4

   Immer dieselben arbeiten Samstag

   Unfaire Schichtverteilung ist einer der häufigsten Gründe für Unzufriedenheit und Fluktuation.

5. 5

   Plan zu spät veröffentlicht

   Freitagabend den Plan für die nächste Woche rauszuschicken mag funktionieren, sorgt aber für Frust. Zwei Wochen Vorlauf sind eine gute Faustregel.

Schichtplan Vorlage für verschiedene Betriebsarten

Restaurant mit Mittags- und Abendgeschäft

Hier ist der Teildienst (z. B. 11–15 und 18–23 Uhr) die Regel. Der Schichtplan muss beide Blöcke abbilden – unsere Vorlage hat deshalb pro Tag zwei Zeitfelder (von–bis). Typische Teamgröße: 4–8 Mitarbeiter für Küche und Service.

Café oder Bäckerei mit Frühstück/Mittagstisch

Oft durchgehende Schichten von 6 oder 7 Uhr bis Nachmittag. Der Personalbedarf konzentriert sich auf wenige Stunden – dafür sind Minijobber und Teilzeitkräfte besonders häufig. Ein klarer Wochenplan hilft, die Stundenbudgets nicht zu überschreiten.

Bar oder Club

Schichten beginnen spät (18–20 Uhr) und enden nachts. Hier sind die Ruhezeiten besonders relevant: Wer Samstag bis 3 Uhr arbeitet, darf frühestens um 13 Uhr (bzw. 14 Uhr regulär) wieder anfangen. Die Vorlage zeigt die Woche auf einen Blick – Engpässe fallen sofort auf.

Hotel mit F&B-Bereich

Frühstücksservice, Mittag, Abendessen, Roomservice – Hotels haben oft die komplexesten Schichtmodelle. Hier stoßen Papiervorlagen am schnellsten an ihre Grenzen. Für den Anfang reicht unsere PDF-Vorlage, bei wachsender Komplexität lohnt sich ein Blick auf digitale Lösungen.

Wochenplan oder Monatsplan: Was passt besser?

Unsere Vorlage ist ein Wochenplan – und das hat einen Grund: In der Gastronomie ändern sich Schichten häufig von Woche zu Woche. Reservierungslage, Veranstaltungen, Urlaubszeiten und Krankmeldungen machen eine langfristige Planung oft schwierig. Ein Wochenplan gibt genug Flexibilität, um kurzfristig reagieren zu können, und genug Struktur, um den Überblick zu behalten.

Dienstplan-Vorlage: PDF vs. Excel vs. App

PDF-Vorlage (wie unsere)

Null Lernkurve, ausdrucken, ausfüllen, aushängen. Ideal für kleine Betriebe mit 1–5 Mitarbeitern, die keinen digitalen Workflow brauchen.

Excel

Mehr Flexibilität (Formeln, Stundenberechnung), aber anfällig für Versionschaos und Formatierungsfehler. Gut für 5–10 Mitarbeiter, wenn jemand im Team Excel beherrscht.

App/Software

Automatische Regelprüfung, Mitarbeiter-Zugriff per Handy, Schichttausch mit einem Klick. Lohnt sich ab 5–10 Mitarbeitern oder wenn der manuelle Aufwand zu groß wird.

Es gibt keine falsche Wahl – das beste Format ist das, das zu deinem Betrieb passt. Starte mit unserer PDF-Vorlage und wechsle, wenn dein Team wächst.

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