Was dein Team wirklich kostet, nicht nur das Brutto.
Dein Minijobber kostet nicht 603 EUR. Berechne die echten Personalkosten inkl. aller versteckten Posten.
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Die Sätze variieren je nach Krankenkasse, Erstattungssatz und BGN-Gefahrklasse. Passe sie an deinen Betrieb an.
Brutto-Gehälter
2.400 EUR
+ Versteckte Kosten
801 EUR
Echte Gesamtkosten
3.201 EUR
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Dieses Tool liefert eine schematische Orientierung auf Basis deiner Angaben, typischer Standardfälle und der im Programm hinterlegten gesetzlichen Schwellenwerte (Stand: Mai 2026). Es ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Besonderheiten des Einzelfalls, Tarifverträge, Sozialversicherungsausnahmen, steuerliche Merkmale und aktuelle Rechtsprechungs- oder Behördenlinien können unberücksichtigt bleiben. Für die Prüfung des konkreten Falls empfehlen wir die Konsultation eines Rechtsanwalts oder Steuerberaters.
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So setzen sich die echten Personalkosten zusammen
Echte Kosten = Brutto + AG-SV + BGN + Umlagen (U1+U2+U3) + Urlaubsrückstellung- Sozialversicherung (Vollzeit/Teilzeit/Azubi)
- Brutto × 21,15 %
- Minijob-Pauschalen (KV + RV + LSt)
- Brutto × 30 %
- BGN Unfallversicherung
- Brutto × 0,8–2,5 %
- Umlagen U1 + U2 + U3
- Brutto × 1,3–5,8 %
- Urlaubsrückstellung (20 Tage / 220 AT)
- Brutto × ~9 %
Die genauen Sätze für BGN, U1 und U2 hängen vom Betrieb und der Krankenkasse ab, im Rechner anpassbar.
Kosten die du wahrscheinlich vergisst
Sozialversicherung
Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Ca. 21,2% on top.
Berufsgenossenschaft
Unfallversicherung BGN. In der Gastronomie ca. 0,8–2,5 % vom Brutto je nach Gefahrklasse.
U1-Umlage (Lohnfortzahlung)
Für den Ausgleich bei Krankmeldungen. Ca. 1,0–3,5 % je nach Kasse.
U2-Umlage (Mutterschutz)
Gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber. Ca. 0,5%.
Urlaubsrückstellung
20+ Tage Urlaub pro Jahr. Kosten laufen weiter, Arbeit bleibt liegen.
Feiertagsentgelt
An Feiertagen zahlen, auch wenn nicht gearbeitet wird.
Typische Rechen-Anlässe im Betrieb
Von der Neueinstellung bis zur Speisekarten-Kalkulation.
Vor der Einstellung kalkulieren
Was kostet die neue Servicekraft inkl. AG-Anteilen, Umlagen und Urlaubsrückstellung wirklich?
Minijob vs. Midijob vergleichen
Lohnt sich ein Midijob über 603 EUR, oder bleibt der Minijob günstiger für deinen Betrieb?
Personalkostenquote prüfen
Liegt dein Team-Anteil im DEHOGA-Branchenschnitt von 30–45 % vom Nettoumsatz?
Speisekarten-Kalkulation vorbereiten
Personalkosten als Wareneinsatz-Faktor in die Preisgestaltung einrechnen.
Personalkosten in der Gastronomie: Was über das Bruttogehalt hinausgeht
Personalkosten sind in der Gastronomie regelmäßig der größte Einzelposten, und der am häufigsten unterschätzte. Zwischen dem Bruttogehalt auf der Lohnabrechnung und den tatsächlichen Kosten, die pro Mitarbeiter anfallen, liegt eine Differenz von rund 25–45 %. Diese Lücke setzt sich aus Sozialversicherungsbeiträgen, Umlagen, Berufsgenossenschaftsbeiträgen und einer Reihe weiterer Posten zusammen, die einzeln klein erscheinen, in Summe aber erheblich ins Gewicht fallen.
Personalkosten auf einen Blick
- AG-Sozialversicherungsanteil: ca. 21,15 % des Bruttolohns (RV, KV, PV, AV)
- BGN-Beitrag (Unfallversicherung Gastro): ca. 0,8–2,5 % je nach Gefahrklasse
- Umlagen U1 + U2 + Insolvenzgeldumlage: zusammen ca. 1,3–5,8 %
- Gesamtfaktor Brutto → echte Kosten: ca. 1,35–1,50
- Typische Personalkostenquote Gastronomie: 30–45 % vom Nettoumsatz
Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge 2026
Der Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung ist der mit Abstand größte Nebenkosten-Posten. Er setzt sich aus vier Zweigen zusammen, die grundsätzlich hälftig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen werden, mit einer Ausnahme: Die Unfallversicherung (BGN) liegt vollständig beim Arbeitgeber.
AG-Anteile Sozialversicherung 2026
| Sozialversicherung | AG-Anteil | Gesamtbeitrag |
|---|---|---|
| Krankenversicherung (inkl. Zusatzbeitrag) | ca. 8,75 % | ca. 17,5 % |
| Rentenversicherung | 9,3 % | 18,6 % |
| Pflegeversicherung | 1,8 % | 3,6 % |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3 % | 2,6 % |
| Gesamt (ohne Unfallversicherung) | ca. 21,15 % | ca. 42,3 % |
Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN)
Die BGN ist die zuständige Unfallversicherung für Betriebe des Gaststätten- und Beherbergungsgewerbes. Der Beitrag wird vollständig vom Arbeitgeber getragen und richtet sich nach der Gefahrklasse des Betriebs und der Bruttolohnsumme. Der effektive Beitragssatz liegt bei Gaststätten (Gefahrklasse 2,94, Beitragsfuß 2024: 0,327) bei ca. 0,96 %. Mit Bonus/Malus-System und Variationen zwischen Betriebsarten ergibt sich eine typische Bandbreite von ca. 0,8–2,5 %.
Die Gastronomie gehört zu den Branchen mit höherer Unfallhäufigkeit. Schnittverletzungen, Verbrühungen und Stürze sind die häufigsten Ursachen. Die genauen Beitragssätze teilt die BGN jährlich per Bescheid mit und hängen vom individuellen Gefahrtarif des Betriebs ab.
Umlagen U1, U2 und Insolvenzgeldumlage
- U1-Umlage (Entgeltfortzahlung)
- Die U1-Umlage betrifft Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten. Das sind in der Gastronomie die meisten. Sie finanziert die teilweise Erstattung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Je nach Krankenkasse und gewähltem Erstattungssatz (40–80 %) liegt die U1-Umlage bei ca. 0,9–4,9 % des Bruttoentgelts. Bei der Minijob-Zentrale beträgt U1 seit 2026 nur 0,8 %.
- U2-Umlage (Mutterschutz)
- Die U2-Umlage finanziert die Erstattung des Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld. Sie liegt bei ca. 0,2–0,8 % und ist von allen Arbeitgebern zu zahlen, unabhängig von der Betriebsgröße.
- U3 / Insolvenzgeldumlage
- Die Insolvenzgeldumlage beträgt seit 01.01.2025 wieder 0,15 % des Bruttoentgelts. Sie finanziert das Insolvenzgeld, das Arbeitnehmer bei Zahlungsunfähigkeit des Arbeitgebers erhalten.
Minijob-Kosten für Arbeitgeber: Pauschalbeiträge im Überblick
Pauschalbeiträge Minijob (AG)
| Beitrag | Satz |
|---|---|
| Pauschale Krankenversicherung | 13,0 % |
| Pauschale Rentenversicherung | 15,0 % |
| Pauschale Lohnsteuer (optional) | 2,0 % |
| U1 + U2 + U3 | ca. 1,2 % |
| Unfallversicherung (BGN) | ca. 0,8–2,5 % |
| Gesamt | ca. 32–34 % |
Personalkostenquote: Branchenvergleich Gastronomie
Die Personalkostenquote, also der Anteil der Personalkosten am Nettoumsatz, variiert je nach Betriebstyp erheblich. Als Orientierung dient die sogenannte 30-30-30-Regel: 30 % Wareneinsatz, 30 % Personalkosten, 30 % sonstige Kosten und 10 % verbleibendes Ergebnis vor Steuern. In der Praxis weicht die Personalkostenquote je nach Segment deutlich davon ab.
Typische Personalkostenquoten nach Segment
| Segment | Personalkostenquote |
|---|---|
| Quick-Service / Systemgastronomie | 25–30 % |
| Café / Bäckerei-Café | 30–35 % |
| Bar / Kneipe | 25–35 % |
| Restaurant (à la carte) | 35–45 % |
| Gehobene Gastronomie / Fine Dining | 40–50 % |
| Catering / Eventgastronomie | 35–45 % |
| Hotel (Gesamtbetrieb) | 35–45 % |
Die DEHOGA veröffentlicht jährlich einen Branchenspiegel mit aktuellen Durchschnittswerten. Die Personalkostenquote ist in den meisten Gastronomiebetrieben der größte Einzelposten, und der Hebel, der bei Fehlkalkulation am stärksten ins Ergebnis durchschlägt.
Versteckte Kosten: Was über die Lohnabrechnung hinausgeht
Neben Sozialversicherung und Umlagen gibt es eine Reihe weiterer Kostenpositionen, die in der Kalkulation leicht übersehen werden:
- Personalverpflegung (Sachbezugswerte)
- Kostenlose Mahlzeiten gelten als geldwerter Vorteil. Die amtlichen Sachbezugswerte (2026: 4,57 EUR pro Mittag-/Abendessen, 2,37 EUR pro Frühstück) sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei Vollzeitkräften, die täglich essen, summiert sich das auf ca. 80–100 EUR/Monat.
- Arbeitskleidung
- Kochjacken, Servicekleidung, Sicherheitsschuhe: Nach Branchenerfahrung fallen je nach Anspruch 200–600 EUR pro Mitarbeiter und Jahr an. Bei vorgeschriebener Berufskleidung ist der Arbeitgeber für Beschaffung und Reinigung verantwortlich.
- Pflichtschulungen
- HACCP-Schulungen, Allergen-Schulungen, Ersthelfer-Ausbildung, Brandschutz, Erstbelehrung nach §43 IfSG (ca. 25–40 EUR pro Neueinstellung), als Erfahrungswert 300–1.500 EUR pro Mitarbeiter und Jahr, je nach Schulungsumfang.
- Urlaubsrückstellung
- Bei 20 gesetzlichen Urlaubstagen und ca. 220 Arbeitstagen pro Jahr entspricht der Urlaubsanspruch rechnerisch rund 9 % des Bruttolohns. Tariflich vereinbarte 26–30 Urlaubstage erhöhen diesen Anteil entsprechend.
- Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
- Der Krankenstand im Gastgewerbe lag 2024 bei einem Rekordhoch von ca. 6,1 % (AOK-Daten) und damit im gesamtdeutschen Durchschnitt. Die Entgeltfortzahlung in den ersten sechs Wochen trägt der Arbeitgeber, abzüglich der U1-Erstattung.
Beispielrechnung: Vollzeitkraft in der Gastronomie
Eine Servicekraft mit 2.200 EUR Bruttogehalt verursacht folgende monatliche Gesamtkosten:
Kostenaufstellung Servicekraft Vollzeit
| Position | EUR/Monat |
|---|---|
| Bruttolohn | 2.200 |
| AG-Anteil Sozialversicherung (ca. 21,15 %) | 465 |
| Umlagen U1 + U2 + U3 (ca. 2,15 %) | 47 |
| BGN Unfallversicherung (ca. 1,0 %) | 22 |
| Urlaubsrückstellung (ca. 9 %) | 200 |
| Gesamte AG-Kosten | ca. 2.934 |
Zuschläge in der Gastronomie: Nacht, Sonntag, Feiertag
In der Gastronomie fallen regelmäßig Arbeitszeiten an, für die Zuschläge gezahlt werden. Zuschläge können unter den Voraussetzungen des §3b EStG bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei sein. Ob die Voraussetzungen in deinem Betrieb erfüllt sind, prüfst du eigenverantwortlich. Die Grenzen im Überblick:
Zuschlagsgrenzen nach §3b EStG (möglich steuerfrei)
| Zuschlagsart | Max. nach §3b EStG (möglich steuerfrei) | Typisch in der Gastro |
|---|---|---|
| Nachtarbeit (20–6 Uhr) | 25 % | 25–50 % |
| Sonntagsarbeit | 50 % | 25–50 % |
| Feiertagsarbeit | 125 % | 100–150 % |
| 24.12. ab 14 Uhr, 25./26. Dez., 1. Mai | 150 % | 125–150 % |
| 31.12. ab 14 Uhr, 1. Jan. | 125 % | 100–125 % |
Midijob (Übergangsbereich): Reduzierte AG-Kosten?
Personalkostenplanung: Worauf es ankommt
Die Personalkostenplanung in der Gastronomie unterscheidet sich von anderen Branchen durch saisonale Schwankungen, hohe Fluktuation und den Mix aus Voll- und Teilzeitkräften, Minijobs und Aushilfen. Einige Punkte, die bei der Kalkulation häufig ins Gewicht fallen:
- Saisonale Spitzen
- Biergartensaison, Weihnachtsgeschäft, Ferienzeiten: In vielen Betrieben schwankt der Personalaufwand um 30–50 % zwischen Hoch- und Nebensaison. Eine Jahresbetrachtung ist aussagekräftiger als der Blick auf einzelne Monate.
- Fluktuation
- Das Gastgewerbe gehört laut Bundesagentur für Arbeit seit Jahren zu den Branchen mit der höchsten Personalfluktuation. Jede Neueinstellung verursacht Kosten: Anzeigen, Einarbeitung, IfSG-Belehrung, Arbeitskleidung, ggf. Gesundheitszeugnis. Diese Kosten werden selten einzelnen Mitarbeitern zugerechnet, belasten aber das Gesamtergebnis.
- Mindestlohn-Dynamik
- Jede Mindestlohnerhöhung verschiebt die Minijob-Grenze und erhöht die Lohnkosten für Beschäftigte nahe am Mindestlohn. 2025 liegt der Mindestlohn bei 12,82 EUR/h, 2026 bei 13,90 EUR/h. Bestehende Verträge sollten bei jeder Erhöhung auf ihre Auswirkungen hin geprüft werden.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 8 SGB IV: Geringfügige Beschäftigung (Minijob-Grenze)
- § 3b EStG: Steuerfreiheit von Zuschlägen (Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge)
- Minijob-Zentrale (Pauschalabgaben und Umlagesätze)
- BGN: Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (Gefahrtarif und Beitragsberechnung)
- DEHOGA Bundesverband (Branchenkennzahlen)
Stand: Juni 2026. Alle Angaben sorgfältig recherchiert. Sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen zu Personalkosten
Die tatsächlichen Kosten liegen typischerweise 30–50 % über dem Bruttogehalt. Bei einem Bruttogehalt von 2.200 EUR fallen ca. 734 EUR an Nebenkosten an (Sozialversicherung, BGN, Umlagen, Urlaubsrückstellung). Die reinen AG-Kosten liegen dann bei ca. 2.934 EUR. Mit Sachbezügen, Arbeitskleidung und Schulungen ergibt sich ein Faktor von ca. 1,40–1,50 auf das Bruttogehalt.
Die Personalkostenquote liegt je nach Betriebstyp zwischen 25 und 50 % des Nettoumsatzes. Quick-Service-Betriebe liegen bei 25–30 %, klassische Restaurants bei 35–45 %, gehobene Gastronomie bei 40–50 %. Die DEHOGA veröffentlicht jährlich aktuelle Branchendurchschnitte.
Bei einem 603-EUR-Minijob (2026) zahlt der Arbeitgeber ca. 32–34 % an Abgaben (13 % KV, 15 % RV, 2 % pauschale Lohnsteuer, Umlagen, BGN). Die Gesamtkosten liegen bei ca. 796–808 EUR/Monat.
Der AG-Anteil setzt sich zusammen aus: Krankenversicherung (ca. 8,75 % inkl. durchschnittlichem Zusatzbeitrag 2026), Rentenversicherung (9,3 %), Pflegeversicherung (1,8 %) und Arbeitslosenversicherung (1,3 %). In Summe ca. 21,15 % des Bruttolohns, ohne Unfallversicherung und Umlagen.
Die BGN (Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe) ist die gesetzliche Unfallversicherung für die Gastronomie. Der Beitrag wird vollständig vom Arbeitgeber getragen und liegt typischerweise bei ca. 0,8–2,5 % der Bruttolohnsumme (Gaststätten-Gefahrklasse 2,94 × Beitragsfuß). Der genaue Satz hängt vom individuellen Gefahrtarif und Bonus/Malus des Betriebs ab.
Die U1-Umlage (ca. 0,9–4,9 % je nach Kasse und Erstattungssatz) finanziert die Erstattung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und betrifft Betriebe mit bis zu 30 Beschäftigten. Die U2-Umlage (ca. 0,2–0,8 %) finanziert den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld und betrifft alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße.
Kostenlose Mahlzeiten gelten als geldwerter Vorteil und werden mit amtlichen Sachbezugswerten bewertet (2026: Frühstück 2,37 EUR, Mittag-/Abendessen je 4,57 EUR). Diese Beträge sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei einer Mahlzeit pro Arbeitstag summiert sich das auf ca. 80–100 EUR/Monat.
Zuschläge für Nachtarbeit (bis 25 %, zwischen 0 und 4 Uhr bei Schichtbeginn vor Mitternacht bis 40 %), Sonntagsarbeit (bis 50 %) und Feiertagsarbeit (bis 125 %, am 24.12. ab 14 Uhr, 25./26. Dez. und 1. Mai bis 150 %) können unter den Voraussetzungen des §3b EStG steuerfrei gezahlt werden. Die mögliche Steuerfreiheit gilt für den Grundlohn bis 50 EUR/Stunde. Voraussetzung ist, dass der Zuschlag neben dem Grundlohn für tatsächlich geleistete Arbeit in den begünstigten Zeiten gezahlt wird. Ob das bei dir erfüllt ist, prüfst du eigenverantwortlich.
Bei 20 gesetzlichen Urlaubstagen und ca. 220 Arbeitstagen pro Jahr entspricht der Urlaubsanspruch rechnerisch rund 9 % des Bruttolohns. Tariflich vereinbarte 26–30 Urlaubstage erhöhen diesen Anteil auf bis zu 14 %. Für eine vollständige Rückstellung kommen zusätzlich die anteiligen AG-Sozialversicherungsbeiträge hinzu. Der Rechner oben bildet als Orientierung nur das reine Urlaubsentgelt ab.
Beim Minijob zahlt der AG ca. 32–34 % (Pauschalen + Umlagen + BGN). Im Midijob (603,01–2.000 EUR) beginnt der AG-Anteil bei ca. 28 % und nähert sich dem regulären Satz von ca. 21,15 % an. Bei Vollzeit liegt der AG-Anteil (SV + Umlagen + BGN) bei ca. 24–25 % des Bruttolohns.
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